Standardi i pravila digitalne komunikacije
Po istom principu, možda nekome zvuči čudno (neformalno) da neki poslovni partneri komuniciraju putem Skypa ili Facebooka ali to svakim danom postaje sve prihvatljivije.
Takođe, ipak treba naglasiti da je e-mаil standard u poslovnoj komunikaciji i da će, bar formalno, zauvijek to i ostati kao, uostalom, i klasično poštansko pismo. U ovom poglavlju govorićemo o nekim veoma bitnim detaljima koji određuju vašu ozbiljnost i koji će vašu elektronsku komunikaciju činiti poslovnom i profesionalnom.
Elektronska adresa
Ono što je karakteristično za digitalnu tj. elektronsku komunikaciju je elektronska adresa. Kreacija ovog detalja moramo posvetiti naročitu pažnju bilo da je u pitanju vaša e-mail adresa, adresa web prezentacije ili bloga, Skype adresa ili adresa vašeg profila ili stranice na nekoj društvenoj mreži. Ništa vas neće učiniti neposlovnijim u prvom kontaktu kao vaša elektronska adresa. Elektronska adresa vas predstavlja već pri pokušaju prvog kontakta i na osnovu nje onaj ko vas kontaktira stiče prvi utisak o vama. O moći i značaju „prvog utiska“ ne govorimo u ovoj lekciji ali…
Loši primjer: E – mail adrese: malo.tufnasto.prasence(@)gmail.com
Pravilo i standard u savremenoj poslovnoj komunikaciji je da sve elektronske adrese svih zaposlenih u istoj firmi budu jednoobrazne i logične.
E-mail adrese
Kada su u pitanju e-mail adrese za očekivati je da budu vezane uz veb domen na kome se nalazi web prezentacija vaše kompanije, nikako uz neki besplatni servis kao što je Gmail, Hotmail, Yahoo i sl. Uprkos svim prednostima ovih servisa, jako je neposlovno ovakve mejl adrese koristiti za poslovnu komunikaciju.
Ukoliko ste pak, naviknuti npr. na najpopularniji e-mail servis Gmail i ne želite da se odreknete svih njegovih prednosti i komfora, postoje čak dva jako dobra rešenja:
1. Mogućnost povezivanja naloga. Naime, u svoj Gmail možete da „uvezete“ poštu sa većine e-mail servera (pa tako i sa poslovnog) i tako na lak način i na jednom mjestu administrirate sve svoje poslovne i privatne naloge.
2. Servis Google Apps zahvaljujući kome ćete poslovne e-mailove moći da šaljete pod korporativnim domenom a administrirati ih u poznatom Gmailovom formatu.
No, vratimo se izgledu tj. „arhitekturi“ e-mail adrese. Početni dio adrese (ispred znaka „@”) takođe mora da bude usklađen sa standardima poslovne komunikacije. Očekivano je da prednji dio e-mail adrese označava korisnika iste tj. njegovo ime, funkciju ili sektor u kome radi. Tako npr. u prvom i najčešćem slučaju, kada se radi o potpuno personalizranoj e-mail adresi, ime (i prezime) korisnika adrese (zaposlenog) može da bude predstavljeno na više načina a najčešće po modelu:
1. puno ime i prezime razdvojeno točkom („ime.prezime@…) i
2. prvo slovo imena, točka, prezime (i.prezime@…)
postoje i druge kombinacije (samo ime, samo prezime ili ime i prvo slovo prezimena) koje su dopustive samo ukoliko korisnik adrese ima specifično i neuobičajeno ime u odnosu na prezime i obrnuto. U slučajevima kada je ime ili prezime previše dugačko (čest slučaj je da dame imaju dva prezimena) potrebno je razmisliti formi e-mail adrese tj. učiniti nešto da adresa ne bude predugačka.
U drugom slučaju, kada je to izvodljivo, poželjno je kao prvi dio e-mail adrese koristiti funkciju (npr. direktor@… ili pr@…). Ovo je dobro rješenje, naročito u slučajevima zamjene kadrova i sl. (e-mail adresa uvek ostaje ista).
U trećem slučaju, kada se koristi naziv sektora ili službe unutar firme, sve pristigle mejlove obično administrira sekretar koji ih dalje prosljeđuje zaposlenima. Čest slučaj je (office@…, redakcija@…, desk@…, marketing@…)
Nadalje, dobra strana ovakvog pristupa korporativnoj poslovnoj komunikaciji je i u tome što vi kao poslodavac imate kontrolu nad svim nalozima i prepiskama zaposlenih i klijenata. Korporativnu poslovnu komunikaciju je poželjno standardizovati i na taj način sve zaposlene obavezati da koriste postavljene standarde kao što su font, veličina i nijansa fonta kojim se pišu mejlovi, tzv. e-mail potpis i sl. Takođe, zaposlene upozoriti da se poslovni e-mail nalog ne može koristiti u privatne svrhe, između ostalog, kako nebi bila narušena njihova privatnost obzirom da poslodavac tj. administrator sajta imaju pristup svim nalozima i mejlovima zaposlenih.
E-mail potpis
Važna stavka u korporativnoj e-mail komunikaciji je i tzv. e-mail potpis koji takođe treba da bude standardizovan. Osim pozdravne poruke i imena i prezimena korisnika e-mail naloga, poželjno je navesti i broj telefona korisnika kao i brojeve telefona u kompniji, faksa i sl. Takođe, gotovo obavezna stavka je i adresa korporativne web prezentacije (sajta).
Izvor: www(.)bronzic.com
